SmartDoc, mint termék és szolgáltatás

A SmartDoc ismertetése

Nyomtatványok kitöltésére ma nincs az informatikában megfelelő eszköz, hiszen egy dokumentumsablon elkészítésére MS Word, MS Excel vagy PDF formátumban elkészített lapokat használnak mind a nagyvállalati környezetben, mind a közszférában.

Ennek következtében a számítógépet lényegében írógépként használjuk dokumentumok kitöltésére, ezáltal csak a legnagyobb jóindulattal lehet elektronikus dokumentum kitöltésnek nevezni ezen folyamatot.

Erre a problémára kínál megoldást a SmartDoc, amellyel a nyomtatvány sablonok mögött programkódok számításokat és ellenőrzéseket végeznek, ezáltal könnyítve és felgyorsítva a dokumentum kitöltését, úgy hogy közben a hibázás és a téves értelmezés esélye minimálisra csökken.

A kitöltés segítésén kívül a SmartDoc különböző szakrendszerekkel tud kommunikálni, és összekötni azokat, hiszen egy kitöltött nyomtatvány életciklusa nem befejeződik az aláírással hanem – éppen ellenkezőleg – elkezdődik.

A SmartDoc segítségével bármely területen gyorsan és hatékonyan lehet bevezetni a digitális aláírás folyamatát, ami magával vonzza a digitális dokumentum kezelés lehetőségét is, mellyel hatalmas mennyiségű papír kinyomtatása, tárolása és mozgatása kerülhető el. Ez nem csupán anyagi megtakarítást jelent, hanem környezetivédelmi szempontból is fontos tényező, hiszen a felhasznált papíron kívül a nyomtató festékanyag vagy akár a toll és tinta mennyisége is csökkenthető, nem beszélve ezen termékek előállításakor keletkező carbon lábnyomról.

A SmartDoc néhány alaptulajdonsága

Rendszerfüggetlen

A SmartDoc egy rendszerfüggetlen webalkalmazás, értem ezalatt, hogy bármilyen operációs rendszer bármilyen böngésző szoftverében képes üzemelni, következésképpen nem igényel informatikai infrastruktúra fejlesztést és nem igényel kliens oldali telepétest.

A bevezetés eldöntése után akár egy héten belül üzembe állítható és a használata megkezdhető, akár a korábbi megoldásokkal párhuzamosan.

Biztonságos

Minden sablon zárt a tartalom módosítására és annak formázására, tehát – például a MS Worddel ellentétben – a dokumentum formai kinézete és törzsszövegének tartalma előre definiált és a kitöltő személy ezen nem tud változtatni.

Hibás adat bevitelekor figyelmeztető üzenetet kapunk, vagyis már a nyomtatvány kitöltésének pillanatában ellenőrizhetőek a beépített adattípusoknak nem megfelelő értékek.

A beépített adatmezők ellenőrzésén kívül még dokumentumspecifikus ellenőrzések is elláthatóak a sablonok, úgy mint például beviteli mezők értékei közötti összefüggések, járulék számítások.

Nincs „régi verzió”

Ez annyit tesz, hogy a nyomtatványok „gondolkodás nélkül” újra használhatóak, mert minden esetben az aktuális verziót lehet csak kitölteni, még akkor is, ha egy régi verziójú dokumentumot nyitunk meg „szerkesztésre”.

Vonalkód a papíron

Ha nem sikerül mindent dokumentumot digitális formában tárolni és egy nyomtatvány adatait papírról kell feldolgozni, akkor a papíron lévő vonalkód beolvasásával ez könnyedén kivitelezhető egy egyszerű vonalkód olvasó segítségével.

Megosztott kitöltés

A technológia lehetőséget ad arra, hogy a dokumentumok más-más részeit különböző személyek töltsék ki. Ehhez nem szükséges az egész dokumentumot „mozgatni” csupán egy linket vagy egy QR kódot kell tovább küldeni a másik félnek.

Virtuális asszisztens

A SmartDoc nem csupán segíti a kitöltést, hanem egyfajta virtuális személyi asszisztens szolgálatot nyújt a kitöltő számára, kvázi fogja a kezét kitöltés közben a megfelelő kérdéseket feltéve.

Többnyelvű sablonok

Szintén egyedi tulajdonság, hogy – amennyiben a nyomtatvány le van fordítva több nyelvre is – a sablonok beviteli és megjelenítési nyelve valós időben módosítható, lehetővé téve, hogy a kitöltés nyelve és a generálás nyelve eltérő legyen, úgy hogy közben minden érintett biztosított legyen abban, hogy helyesen van kitöltve a nyomtatvány.

A SmartDoc, mint termék

Fontos kiemelni, hogy a SmartDoc-ot, nem csupán egy szoftverként kínáljuk, hanem egy szolgáltatási csomag részeként, ami magában foglalja a webalkalmazás használati jogát, valamint a megrendelő dokumentumainak a SmartDoc rendszerbe való migrálását.

Ez nem csupán egyszerűen mechanikus átalakítás, hanem a dokumentum megértése, működési és logikai szempontból, tanácsadás a SmartDoc lehetőségeinek kiaknázására, a lehető legnagyobb felhasználói és feldolgozási élmény elérésének érdekében.